Publicada el 12-10-2017
Implementamos un nuevo y moderno software de Mesa de Entradas

Será usado en todas las Unidades académicas y administrativas de UCASAL.


En el marco del proceso de modernización que vive la Universidad Católica de Salta, a partir del jueves 12 de octubre entra en vigencia en todas las dependencias académicas y administrativas de la UCASAL un nuevo y moderno software de Mesa de Entradas .
Se han definido 160 diferentes Mesas Actoras, entre las cuales se diferencian las áreas Académica, Administrativas y Sedes / UAM.
La cantidad total de usuarios que van a operar el Sistema de manera conjunta hasta el día de la fecha es de 220. El sistema estandariza la forma de trabajo.
Puede accederse a través de un navegador web (Mozilla Firefox, Chome), y el requisito básico es que la PC con la cual se trabaja tenga Windows igual o superior a la versión 7.
La aplicación valida Usuario y Contraseña para garantizar la seguridad de los datos y para otorgar derechos según correspondan con su Rol de Usuario.
De manera interna, en las distintas áreas de UCASAL se podrá acceder través del Portal de Sistemas. El nombre es "Mesa de Entrada UNIFICADA".
El método de capacitación elegido, fue la publicación de videos instructivos los cuales tiene en detalle el léxico usado en el sistema, y la explicación detallada de cada una de las opciones del Menú. Para ver los videos, ingresar aquí.
El pedido de alta de nuevos conceptos se deberá recibir en Secretaría General y deberán actualizarse una vez que el sistema entre en funcionamiento definitivo.
El nuevo sistema informático es único e integrado, multitarea y multiinstancia, y se implementa en toda la UCASAL; la informatización de las distintas etapas que sigue un expediente en la Institución permite una mejor organización de la información, mejor atención a los usuarios, la elaboración de informes y estadísticas y la estandarización de determinados procesos (documentos modelo, sistemas y medios de registración), así como también, celeridad y accesibilidad de los procesos administrativos/académicos.

 

Expediente electrónico en UCASAL: dejando de utilizar papeles

En el marco del Plan Estratégico 2016/2020, y atendiendo al Eje Estratégico 5 que establece “Incrementar la Eficiencia y Eficacia de la Gestión Universitaria”, la Secretaría General conjuntamente con la Dirección General de Tecnología y contando con la Dirección del Proyecto por parte del Mg.en Ing. Lic Carlos Said -Director de Tecnología y Transferencia SEAD-, propusieron la iniciativa de una mesa de Entrada Unificada Digital para la Institución y, contando con el apoyo del Gobierno Universitario y con la decisión de avanzar en el proceso de Modernización e informatización, luego de nueve meses de trabajo en equipo, se anuncia con alegría que a partir del 12 de octubre se podrá tener un expediente totalmente digitalizado y accesible desde Internet (obviamente con diferentes niveles de consulta), como así la posibilidad de encarar reportes estadísticos de mayor complejidad y la trazabilidad de los trámites iniciados, permitiendo dar un paso mas en la “Despapelizacion”.
En este punto, es muy importante remarcar que la informatización de la Mesa de Entrada fue pensada para apoyar la labor cotidiana, evitando el dispendio innecesario de recursos humanos en realizar tareas que son automatizables. Pretende además, que la comunidad universitaria conozca la evolución de sus expedientes con mayor facilidad, como así también que los alumnos, UAM o docentes puedan ingresar sus pedidos en forma remota y segura, evitando asistir a los lugares “físicos” para averiguar por su trámite personal y ahorrando los costos y la pérdida de tiempo que insumen las recorridas habituales por las unidades académicas o administrativas. Sirve, finalmente, para que los responsables del gobierno universitario, cuenten con reportes de gestión que ayuden a tomar decisiones informadas, y definir políticas adecuadas a los tiempos y a sus necesidades. A eso deberíamos agregar el gigantesco ahorro que implicará para la Institución dejar de usar papeles, y la aceleración de los trámites.
La tarea en marcha, entonces, es fundacional y ardua: concientizar, capacitar, minimizar los variados argumentos a que se recurre desde cada posición de intereses particulares para detener el avance hacia un cambio inexorable.

Hacia la "Despapelización"

En líneas generales, podemos destacar que el expediente electrónico que comienza a tomar vigencia en uso en UCASAL a partir del 12 de octubre cuenta con una Mesa General Única de Entradas para todos las unidades académicas y administrativas, que distribuye los expedientes según corresponda, los cuales son recibidos electrónicamente para continuar su tramitación y brindar una respuesta por parte de la instancia que corresponda El Cambio es Tarea de Todos.
Es indispensable entender que el camino hacia la "despapelización" de los trámites es una tarea de todos, no es de una oficina, ni de un sector, ni siquiera de la Institución en su conjunto solamente. Es de todos los actores de la actividad académica involucrados, incluido el Ministerio de Educación.
Una importante cuota de esos problemas se puede mejorar sensiblemente con un buen sistema informático, pero el cambio depende –como no podría ser de otra manera- de sus actores.
El desafío es enorme y es un lento proceso sin final, plagado de dificultades propias de la adaptación al cambio y del perfeccionamiento de todas las herramientas tecnológicas que se vayan implementando, como así también del marco normativo que las sustente.
La tecnología no es la solución de todos los males y no reemplaza a la elaboración propia del pensamiento humano, pero también sabemos que nos brinda una ayuda irremplazable para transparentar acciones y reducir tiempos de procedimientos, acceder a un número impensable de información al instante y ejecutar los procesos repetitivos de manera automática.
Por eso vale la pena animarse a una nueva manera de organizar el día a día con el auxilio de la tecnología, para que se pueda dedicar más tiempo a gestionar y avanzar en los procesos de calidad

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